収入証明書が必要なときとは？ どこで入手できるのかなど徹底解説

ローンを組む手続きや賃貸物件を借りる方法などを調べていると、「収入証明書」が必要だという情報に行き当たります。
 
収入証明書とは具体的には何だろう？ と、疑問を感じた方も多いのではないでしょうか。
 
収入証明書とは、簡単に言うと、その人の収入額を証明する書類のことです。該当する書類にはさまざまな種類があり、用意する条件や必要な種類はケースによって異なります。
 
この記事では、収入証明書の主な種類と記載内容、取得方法、必要となる主なシーンなどをまとめました。収入証明書に関する疑問解消や、必要な際のスムーズな準備のために、ぜひお役立てください。
 

収入証明書とは？ 種類と内容を紹介

収入証明書とは、その人の収入がいくらあるのかを証明する書類を指す言葉です。「収入証明書」という名称の書類があるわけではなく、一般的には次のような書類が収入証明書として扱われます。
 

・給与明細書
・源泉徴収票
・所得証明書／課税証明書
・住民税決定通知書／納税通知書
・確定申告書
・青色申告決算書
・収支内訳書
・納税証明書
・支払調書
・年金証書
・年金通知書

 
実際にどのような収入証明書を提出するかは、用途と提出先によって異なります。
 
ここでは、収入証明書として利用できる書類のうち、代表的な5種類について詳しくみていきましょう。

 

給与明細書

給与明細書は、給与支給時に勤務先から発行される、毎回の給与の金額や内容が記載された書類です。一般的には、次のような項目で構成されています。
 
・支給額：基本給に残業代や手当などを足したもの。各種控除を差し引く前の金額で「額面」と呼ぶこともあります
 
・控除額：支給額から差し引かれる金額や還付される金額。保険や税金、年末調整の還付金などが含まれます
 
・差引支給額：支給額から控除額を差し引いた金額。実際に給与として振り込まれる「手取り」のことです
 
また、手当や控除、残業代などの細かい支給項目や金額の内訳も、詳細に記載されています。

 

源泉徴収票

源泉徴収票とは、1年間に勤務先から支払われた給与や、納めた所得税の金額が記載された書類です。年末調整時や退職時に勤務先が発行します。
 
源泉徴収票は、主に次のような項目で構成されています。
 
・支払金額：給与、残業代、賞与、手当などを含めた、額面の給与の総額です
 
・給与所得控除後の金額：支払金額から年収に応じた給与所得控除額を差し引いた金額です
 
・所得控除の額の合計額：給与所得控除以外の控除の合計額。毎月の給与から差し引かれていた保険料、年末調整時に控除される配偶者控除や基礎控除、各種保険料控除などを合わせた金額です
 
・源泉徴収税額：1年間に納めた所得税の合計額です
 
このほか、控除の内訳なども記載されています。

 

所得証明書／課税証明書

所得（課税）証明書は、市区町村が交付する、1年間（1月1日～12月31日）の所得をもとに算定した市民税・県民税の課税内容を証明する書類です。主に次のような内容が記載されています。
 

・収入額
・所得額
・所得控除額
・年税額

 
自治体によって所得証明書と課税証明書の2種類を発行している場合や、両方を兼ねた「所得課税証明書」を発行している場合があります。また、同じ名称の書類でも、自治体ごとに証明内容が異なるため注意が必要です。

 

住民税決定通知書・納税通知書

住民税決定通知書・納税通知書は、いずれも、住民税の税額や納付時期を納税義務者に通知する書類です。自治体によって正式な名称には違いがありますが、一般的には次のように呼び分けています。
 
・住民税決定通知書：給与から天引きされる「特別徴収」で住民税を納めている人宛てに発行されるもの
 
・住民税納税通知書：自分で税金を納付する「普通徴収」や、公的年金からの特別徴収で住民税を納めている人宛てに発行されるもの
 
住民税決定通知書・納税通知書には主に、次のような内容が記載されています。
 

・年税額
・所得控除額
・課税総所得金額
・課税標準額
・税額の内訳
・毎回の納付額

 

確定申告書

確定申告書とは、確定申告の際に税務署に提出する書類のこと。確定申告とは1月1日～12月31日の1年間に得た所得の金額にもとづいて、所得税・復興特別所得税の精算をするための手続きです。
 
確定申告書には、収入や所得、各種控除などの金額や内訳や源泉徴収された税額、それをもとに計算した所得税・復興特別所得税の金額などが記載されています。
 
確定申告書を収入証明書として利用する場合、同じく確定申告時に確定申告書とあわせて税務署に提出する「青色申告決算書」や「収支内訳書」の提出を求められることがあります。

 

個人事業主の収入証明書とは？

個人事業主の場合は、収入証明書として公的な書類の提出を求められる傾向にあります。そのため、元請けから源泉徴収票を発行されているようなケースでも、収入証明書として認められないことがあります。
 
個人事業主の収入証明書として利用できるのは、主に次のような書類です。提出できる書類は提出先によって異なるため、事前に確認して準備しましょう。
 

・確定申告書
・課税証明書
・納税証明書

 
個人事業主は毎年確定申告によって収入を申告し、所得税を納めるため、過去の確定申告書および添付書類が収入証明書として有効です。前年の所得や控除の状況と、そこから算出した住民税額などが記載された「課税証明書」でも、個人事業主の収入を証明できます。
 
また「納税証明書」も利用可能です。納税証明書には納付すべき税額、すでに納税した額、未納税額などを証明する「その1」、所得金額を証明する「その2」などの種類があります。どの書類が必要かは提出先によって異なるため注意してください。

 

 

収入証明書はどこで入手できる？

収入証明書のなかには、職場や市区町村から自動的に発行されて手元に届くものと、自分で申請して取得しなければならないものがあります。
 
自動的に発行されるものは過去の分を紛失していることも多いため、有無を早めに確認し、余裕をもって再発行手続きを取れるようにしましょう。
 
自分で交付申請をする書類については、スムーズに手続きできるよう、手続き方法や必要なものを前もってチェックしておくのがおすすめです。自治体によって手続き方法が異なる場合もあるため、必ずお住まいの市区町村のホームページなどを確認するようにしましょう。
 
以下に、主な収入証明書の入手先や手続き方法、紛失時の対応方法などをまとめました。

 

給与明細書・源泉徴収票の入手法

給与明細書は勤め先の企業から毎月交付されます。源泉徴収票は同じく勤め先の企業から、毎年の年末調整時や退職時に交付される書類です。交付方法は手渡しとクラウドサービスなどを利用した電子交付があります。
 
手渡しの場合は手元に保管してある給与明細書や源泉徴収票を、そのまま提出すれば問題ありません。万が一紛失した場合は、勤務先のルールに従って再発行手続きをする必要があります。再発行までに時間を要する可能性もあるため、余裕をもって手続きしましょう。
 
電子交付の場合は、データを保存しておくことで必要なときに利用できます。紙に印刷する、画像データを送付するなど提出先の求める方法で提出しましょう。

 

所得証明書・課税証明書の入手法

所得証明書・課税証明書は、市区町村が発行する書類です。交付手続きの方法は、窓口・郵送・コンビニ交付の3通りがあります。
 

■窓口

市区町村役場や出張所、サービスセンターなどの窓口で、直接交付申請する方法です。申請したその場で証明書を受け取れます。
 
《必要なもの》
・本人確認書類：マイナンバーカード、運転免許証、パスポートなど
・手数料：1年度300円程度

 

■郵送

交付請求書を市区町村の担当部署に郵送して、証明書を返送してもらう方法です。その場で証明書を取得できます。往復の郵送期間が必要なため、取得までに日数がかかります。
 
《必要なもの》
・本人確認書類の写し
・手数料分の定額小為替：1年度300円程度
・返送先を記入して切手を貼った返信用封筒

 

■コンビニ交付

マイナンバーカードを利用して、コンビニやキオスクなどに設置されたマルチコピー機で証明書を取得する方法です。その場で証明書を取得できます。対応していない市区町村もあるため注意しましょう。
 
《必要なもの》
・マイナンバーカード
・手数料：1年度150～200円程度

 

住民税決定通知書・納税通知書の入手法

住民税決定通知書・納税通知書は、毎年市区町村から納税者に宛てて送付される書類です。
 
住民税決定通知書は、毎年5月ごろに勤務先に送付され、勤務先から納税者本人に手渡されます。納税通知書は毎年6月ごろに納税者本人に郵送されます。
 
発送時期については自治体のホームページなどで告知される場合が多いため、時期が近くなったら確認するとよいでしょう。
 
住民税決定通知書・納税通知書を紛失した場合、再発行はできません。なぜなら、住民税決定通知書／納税通知書を二度発行することで、法的には重複して税金が課された状態になってしまうためです。
 
万が一紛失した際は、所得証明書や課税証明書を取得するなどほかの収入証明書を用意しましょう。

 

確定申告書の入手法

確定申告書には、申告用紙に手書きや印刷で記入したものと、電子申請をしたものがあります。
 
申告用紙で申請した場合、複写式になっている2枚目を控えとして手元に残します。収入証明書として確定申告書を提出する際に提出するのは、この控えです。
 
しかし多くの場合、税務署の「収受日付印」が押印されたものしか、収入証明書として受け付けてもらえません。そのため、次のような方法で収受日付印付きの控えを取得する必要があります。
 
・窓口で確定申告する場合：確定申告時に控えを持参すると、収受日付印を押してもらえます。
 
・郵送・時間外収受箱への投函（とうかん）により確定申告する場合：申告用紙に控えと宛名を書いて切手を貼った返信用封筒を同封すると、収受日付印を押した控えが返送されます
 
いずれも、後日収受日付印だけ押してもらうことはできないため、注意しましょう。
 
電子申請で確定申告をした場合は、そもそも申告書の控えがありません。代わりに、申告データを送信したあとにメッセージボックスに受付日時や受付番号などを記載した受信通知が届きます。
 
電子申請の確定申告書を収入証明書として提出する際は、受信通知を示すことで、収受日付印が押された控えと同様に扱われることが多いようです。

 

納税証明書の入手法

納税証明書は、窓口・郵送・オンラインの3通りの方法で取得できます。
 

■窓口

税務署の窓口に納税証明書交付請求書を提出して、交付を受ける方法。その場で書類を受け取れます。
 
《必要なもの》
・本人確認書類、番号確認書類：個人番号カード、運転免許証、パスポートなど
・手数料の金額相当の収入印紙または現金：税目数×年度数×枚数×400円

 

■郵送

郵送で納税証明書交付請求書を送付し、書類を返送してもらう方法。書類の往復に時間がかかります。
 
《必要なもの》
・本人確認書類、番号確認書類の写し
・手数料の金額相当の収入印紙：税目数×年度数×枚数×400円
・切手を貼った返信用封筒

 

■オンライン

e-Taxで交付請求する方法。税務署の窓口受け取り、郵送受け取り、電子納税証明書が選択できます。
 
《必要なもの》
・本人確認書類、番号確認書類（郵送、電子納税証明書の場合は電子証明書等）
・手数料の金額相当の収入印紙または現金（郵送、電子納税証明書はインターネットバンキングなどで振り込み）：税目数×年度数×370円

 

 

収入証明書はどんなときに必要になる？

収入証明書が必要となるのは主に、その人の支払い能力の有無を判断する必要がある場合や、収入が基準と照らしてどの水準にあるのかを確認しなければならない場合などです。
 
具体的には、次のようなケースがあります。
 

・不動産など賃貸物件を借りるとき
・新居や自動車など大きな買い物をするとき
・結婚に伴って健康保険の扶養に入るとき
・保育園に入園するとき
・カードローンやキャッシングを利用するとき

 
以下で、それぞれ詳しくみていきましょう。

 

不動産など賃貸物件を借りるとき

賃貸物件を借りる際には、家賃の支払い能力に問題がないかどうかを審査されます。そのため、申込時には勤務先や年収などの申告を求められるのが一般的です。
 
その際、自己申告だけでよい場合もありますが、源泉徴収票や確定申告書などの収入証明書を提出しなければならないケースも多くあります。
 
また、入居審査時には収入証明書が必要なく、賃貸借契約を結ぶ際に必要となる場合もあるようです。

 

新居や自動車など大きな買い物をするとき

新居や自動車など高額な買い物をするときには、住宅ローンやマイカーローン、フリーローンなどの借り入れを利用する人が多いでしょう。
 
ローンを申し込むと必ず、申込者の返済能力に問題がないかどうかや、いくらまでなら融資できるかを判断するための審査が行われます。
 
申込者の返済能力に直結する年収は、重要なローンの審査項目です。特に住宅ローンは融資金額が大きいこともあり、申込時には年収証明書の提出を求められるのが一般的です。
 
一方、マイカーローンやフリーローンの場合は、どこの金融機関でも年収証明書の提出が必須なわけではありません。300万円まで、500万円までなど各金融機関が定める上限額を超えない借り入れであれば、提出を省略できるローン商品も多くみられます。

 

結婚に伴って健康保険の扶養に入るとき

結婚に伴って配偶者の健康保険の被扶養者になるためには、手続きの際に収入要件（年収130万円未満かつ扶養者の2分の1未満）を満たしているかどうかの審査が行われます。
 
そのため、収入を証明する書類として、所得証明書や非課税証明書などを、配偶者が加入している健康保険協会（保険組合）に提出しなければなりません。

 

保育園に入園するとき

保育園の保育料の利用者負担額は、世帯の市区町村民税所得割課税額に応じて、段階的に定められています。
 
申し込む園のある自治体に住んでいる場合、自治体で課税状況を把握しているため所得証明書は不要です。
 
しかし、転入などの理由で別の自治体に前年度の市区町村民税を納めている場合、申込地の自治体では税情報を確認できません。そのため、利用者負担額算定のために、課税証明書や住民税決定通知書など、収入や税額を証明できる書類の提出が必要です。
 
提出しない場合は最高階層で算定が行われる場合もあるため、確実に提出できるようにしましょう。

 

カードローンやキャッシングを利用するとき

カードローンやキャッシングを利用する際、次の2つに当てはまる場合は必ず収入証明書の提出を求められます。
 

・1社から50万円を超えて借りようとするとき
 
・貸金業者の合算で100万円を超えて借りようとするとき

 
この2つのケースは、法律に定められている貸金業者の義務です。したがって、書類の確認をせずに契約は結べません。
 
また、貸金業法では貸金業者に過剰な貸し付けを禁じています。そのため、上記2つのケース以外にも、貸金業者が自身の判断で年収を証明する書類の提出を求めることがあります。
 
銀行などの金融機関も、融資の際には返済能力の調査を行っています。その際、必要に応じて収入証明書を求める点は貸金業者と同様です。
 
貸金業者以外の金融機関は、貸金業法の規定には縛られないため、収入証明書を提出させる義務はありません。
 
しかし、法的な規制が強化されている貸金業に対し、自由度の高い銀行の過剰融資が問題となったことから、50万円を超えるカードローン契約では収入証明書を求める扱いが一般化しています。

 

 

収入証明書は自分の支払い能力を証明する手段

収入証明書は、支払い能力を知る手段のひとつとして活用されています。そのため多くの場合、返済や支払いを前提とするシーンで、提出を求められます。
 
収入証明書と一口に言っても種類が多く、提出先や提出の目的によって必要なものが異なります。収入証明書を求められた際には「いつ発行された」「どの書類」が必要かを、必ず確認することが重要です。
 
また、収入証明書が必要なときにスムーズに用意できるよう、それぞれどこが発行するもので、取得にはどのような手続きが必要かを予習しておくと安心です。特に、借り入れや転居などの予定がある場合には、余裕をもって準備できるようにしておきましょう。
 
執筆者：鴨志田 大輔
ファイナンシャルプランナー
 

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