持ち帰り残業やシャドーIT……家でこっそり仕事をするリスクを知っていますか？

コロナ禍でさまざまなものが大きく変わりました。その1つが働き方です。
 
在宅勤務やテレワークが急速に普及し、オフィス以外で仕事をすることも増えました。その結果、オフィシャルとプライベートの垣根が曖昧となり、これまでには無かったリスクが顕在化しています。

その働き方危険です

在宅勤務やテレワークの機会が増えるとともに、多くの人がチャットアプリやクラウドサービスを利用するようになりました。
 
特定の端末以外からも情報にアクセスでき、情報共有が簡単にできるこうしたサービスのおかげで、業務効率は大きく向上しました。
 
その一方で、持ち帰り残業がしやすくなったという弊害も発生しています。
 
個人のスマートフォンやパソコンを業務に使用したり、チャットアプリで業務連絡を取ったり、ほかにも業務データをクラウドストレージサービスにアップロードしたりしている人もいるでしょう。
 
このように、それぞれの企業で使用が許可されていない端末や外部サービスを無断で使用することは、シャドーITと呼ばれており、そのリスクが問題視されるようになっています。
 

情報漏えいリスクが高いシャドーIT

自宅で持ち帰り残業をしたり、外出先でテレワークを行うにあたって、それがシャドーITだとしたら、どんなリスクがあるのでしょうか？
 
クラウドストレージサービスにアップロードしたファイルは、ユーザー権限で閲覧や編集の権限を設定できます。ただし、権限設定を間違えている状態であると、誰もが閲覧できる状況になっているかも知れません。部外者が機密情報にアクセスしたり、個人情報が漏えいする危険性があるのです。
 
チャットアプリの業務上での利用も安全とはいえません。
 
チャットアプリを通じて機密情報や個人情報のやり取りを行えば、誤送信の可能性があります。また、悪意を持った第三者が同僚になりすまし、チャットに参加する可能性もあります。
 
シャドーITは、許可されていない個人の端末やサービスを利用しているため、こうした事故が発生すると、その責任を問われる可能性があります。
 

シャドーITのリスク改善

それでは、シャドーITのリスクをどのように回避すればよいのでしょうか？
 
企業がシャドーITを禁止するのも1つの方法です。しかし現実問題として、普及した在宅勤務やテレワークの現状を考えると、以前の体制に戻せない状態にあります。
 
規制や監視の強化といった押さえ込みだけでは業務の効率が低下したり、現場の反発を招きかねません。
 
今後、必要となるのは従業員のITリテラシーの強化です。企業はIT教育を充実させるでしょうが、私たち自身も、シャドーITのリスクを十分に認識する必要があります。
 

シャドーITはリスクが潜むため、新しい働き方を理解して共存することが大切

情報を迅速かつ効率的に蓄積、共有することが業務の効率性を左右する現代では、制限を加えるだけでは、業務の効率を低下させる可能性もあります。
 
企業にとって、制限や監視という仕組みを作ることは近道的方法ですが、そこには必ず抜け穴や漏れがあると言っても過言ではありません。
 
大切なのは、私たち自身が主体的にITリテラシーを高めていくことです。
 

出典

経済産業省 デジタルプラットフォーム構築事業報告書
 
執筆者：FINANCIAL FIELD編集部